Digitalisering in het notariaat

In 2021 is, in samenwerking met TRIP Advocaten en Notarissen en NorthChain een pilot uitgevoerd met betrekking tot het gebruik van private blockchain in het notariaat.  

Om bij te dragen aan de toekomstbestendigheid van het notariaat en om te zorgen dat notarissen zich meer kunnen richten op hun kerntaken, zoals het verschaffen van rechtszekerheid, het bevorderen van de rechtsbescherming en het vastleggen van rechtshandelingen en rechtsverhoudingen in notariële akten, hebben we, als pilot, een private blockchain gebouwd voor het doorhalingsproces van hypotheken. Dit proces is een relatief eenvoudig proces wat secuur moet gebeuren gezien het feit dat er grote belangen en verantwoordelijkheden aan zijn verbonden. Bij het proces van het doorhalen van een hypotheek is het belangrijk dat verschillende zaken gecheckt en vastgelegd worden, zoals financiële draagkracht, gegevens uit het kadaster van het onroerend goed en gegevens van de tekenbevoegde persoon of personen, om uiteindelijk de royementsakte te passeren.

De private blockchain heeft als voordeel, dat elke processtap gelogd wordt, traceerbaar, niet te muteren, transparant en veilig is. De private blockchaintechnologie is daarom goed bruikbaar in het notariaat. Het is immers van groot belang dat het proces foutloos uitgevoerd wordt en de processtappen gelogd zijn? Het doorhalingsproces van hypotheken leent zich daarom ook uitstekend voor een private blockchain. Bovendien betreft dit een administratieve verwerking welke eenvoudig (grotendeels) geautomatiseerd kan worden.  

Na het selecteren van het proces is er een verdiepende bedrijfskundige analyse uitgevoerd. Domeinexperts zijn geïnterviewd om tot een goed beeld van het huidige proces te komen. Het is in deze fase cruciaal dat de risico’s, knelpunten en problemen van het proces in kaart gebracht worden. In deze analyse kwam sterk naar voren dat we van de ongeveer 25 processtappen zo’n 2/3 deel volledig konden automatiseren. Dat gaat dan met name om zaken als het ophalen van informatie bij het Kadaster en de Kamer van Koophandel en het versturen van automatische berichten naar de deelnemers na afronding van bepaalde stappen. Afhankelijk van hoe je het proces analyseert, kun je tot een hoger of lager aantal stappen komen.  

Het proces begint met het aanmaken van het dossier. Vervolgens zet je de stappen die nodig zijn. Bij welke bank is de hypotheek afgesloten en hoe heet die bank nu? Is het een volledige doorhaling of een gedeeltelijke? Moet er nog geld worden gestort? Op het dashboard van de blockchain kun je precies zien welke stappen zijn gezet en wie wat wanneer heeft gedaan. Niemand kan iets wissen. Menselijke vergissingen worden op deze manier uitgesloten. 

Door gebruik te maken van de OLE-methode hebben we in een paar weken tijd de private blockchain volledig geïmplementeerd. Mocht er, bijvoorbeeld door een wetswijziging, een wijziging in het proces plaatsvinden, dan kan met deze no-code oplossing het procesmodel en daarmee de ondersteunende software, met één druk op de knop eenvoudig aangepast worden.  

Met deze methode is het in de toekomst mogelijk dat we niet alleen een hypotheekdoorhaling doorvoeren, maar ook andere notariële processen in een blockchain zetten.  

Deze casus heeft laten zien dat de voordelen van de private blockchaintechnologie een toegevoegde waarde kan bieden aan notariële processen, waarvan deze pilot voor het doorhalingsproces van hypotheken, het bewijs levert. Tevens zal deze manier van digitalisering, de snelheid en de betrouwbaarheid van het hele doorhalingsproces verbeteren. Als je processen versnelt en minder menselijke handelingen nodig hebt, houd je tijd over voor maatwerk en aandacht voor de klant.