Workflow Software

Tegenwoordig gebruikt zo goed als iedere organisatie IT-systemen die bij de uitvoering van verschillende activiteiten en het maken van beslissingen zouden moeten ondersteunen (zie ook data-gedreven werken). Idealiter zorgen deze systemen voor een effectief en efficiënt procesverloop, bijvoorbeeld door taken te automatiseren. In praktijk komt het echter (te) vaak voor dat IT-systemen procesverloop – laat staan procesverbetering – belemmeren en zelfs leiden tot extra administratieve handelingen. 

Of het nou gaat om het behandelen van een patiënt in een zorginstelling, het verwerken van een verkoop-of productieorder, een sollicitatietraject, projectmanagement of het doorhalen van een hypotheek, er staat altijd een bepaald ‘onderwerp’ centraal waaraan gewerkt moet worden. Er worden activiteiten of taken uitgevoerd, en er worden beslissingen gemaakt, waarbij informatie nodig is en wordt geproduceerd. Ook moet er meestal informatie uitgewisseld worden tussen verschillende werknemers of partijen om het doel van het proces te kunnen behalen.  

Er is daarom behoefte aan een digitale samenwerkingsomgeving waarin de verschillende betrokken partijen eenvoudig en effectief informatie kunnen opslaan en uitwisselen, zodat inzicht in de actuele stand van zaken verkregen kan worden en processen vloeiender verlopen. Idealiter helpt dit systeem ook met het uitvoeren van de taken, bijvoorbeeld door duidelijk te sturen op welke velden ingevuld moeten worden door een bepaalde gebruiker, of door stappen automatisch uit te voeren, zoals het ophalen en uitwisselen van informatie.  

“Om constant kwaliteit te kunnen leveren en prestaties te kunnen verbeteren, bestaat de behoefte aan duurzaam ingerichte processen die volledig ondersteund worden door IT-systemen. Deze systemen moeten inzicht en sturing geven, zodat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste personen.” 

Zogenaamde Workflow Management Systemen (ofwel: Workflow Software) ondersteunen bij het uitvoeren van de ‘work´ die door een organisatie (of zelfs door meerdere organisaties) heen ‘flowt’. Allerlei soorten bedrijfsprocessen kunnen hierin gevat worden. Een organisatie kan bijvoorbeeld gebruik maken van een Workflow Management Systeem waarin slechts een aantal of juist alle bedrijfsprocessen opgenomen zijn. Iedere gebruiker krijgt dan een eigen digitale omgeving in de vorm van een dashboard waarin die gebruiker alle informatie kan zien die belangrijk is voor het werk dat gedaan moet worden. Denk hierbij aan statistieken over de huidige status, prestatie indicatoren (KPI’s), de taken die uitgevoerd moeten worden en het verloop van ieder proces waar die rol betrokken bij is. 

Een heel bekend en veel gebruikt systeem dat dit soort functionaliteiten kan bieden is een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Het doel van dit soort softwarepakketten is om bedrijfsprocessen te verbinden en te automatiseren binnen een organisatie. Echter zijn dit soort pakketten ontwikkeld voor ‘de gemiddelde gebruiker’ op basis van een one-size-fits-all gedachte. Hierdoor kunnen organisaties hun processen vaak niet of niet volledig kwijt in dergelijke pakketten en zijn er veel ERP-consultants nodig om een ‘kleine’ aanpassing in het systeem te bewerkstelligen. Ook is zo’n pakket gericht op één organisatie, waardoor zich een lastige situatie ontwikkeld wanneer verschillende partijen (met dus verschillende systemen) samenwerken in eenzelfde proces. Hierdoor vindt vaak veel onnodig (complex), dubbel en foutgevoelig werk plaats. 

Het is onze visie dat Workflow Software zich moet aanpassen aan de gebruikers en het proces, in plaats van andersom. Zulke IT-systemen moeten de werkstromen coördineren, bepaalde werkzaamheden automatiseren en de gebruikers volledig ondersteunen in het optimaal uitvoeren van hun werk. Onnodig en dubbel werk moet geëlimineerd worden, en fouten zoveel mogelijk voorkomen. Om dat te realiseren is een uniforme werkwijze en real-time inzicht in dezelfde informatie voor iedere gebruiker gewenst. 

Het komt echter wel eens voor dat je in een proces moet samenwerken met een partij die je niet per se volledig vertrouwt of gewoon geen toegang wilt geven tot jouw interne systemen. De workflow software op basis van private blockchain technologie zorgt ervoor dat zelfs onbekende of concurrerende partijen efficiënt samen kunnen werken in eenzelfde proces, zonder bijkomende zorgen. Ook biedt het een complete en non-muteerbare audit trial, wat ideaal is voor (externe) controles en data-analyses.  

Dus, workflow software is een digitale samenwerkingsomgeving om bedrijfsprocessen te stroomlijnen voor verbeterde productiviteit en kwaliteit. En, om optimaal gebruik te kunnen maken van dit soort ondersteunende software is het belangrijk dat deze naadloos aansluit bij de gewenste bedrijfsprocessen.