De nut en noodzaak van data-gedreven werken

Een data-gedreven organisatie is een organisatie waar gewerkt wordt volgens het principe waarbij beleid en beslissingen genomen worden op basis van data. Data kan bestaan uit ervaring en vakkennis, maar ook uit feiten en gegevens die tijdens de uitvoering van de organisatieactiviteiten worden verzameld.  

Beleid, beslissingen en verbetertrajecten worden veelal ‘bovenin’ een organisatie uitgestippeld op basis van waarnemingen, jarenlange ervaring of een onderbuikgevoel. Maar een beslissing maken op basis van alleen deze zaken kan een risico met zich meebrengen. Beslissingen (klein en groot) zouden we het liefst willen maken op basis van volledige en juiste informatie.  

Een voorbeeld van data-gedreven werken is het meetbaar maken van organisatorische doelen. Op deze wijze kan, bijvoorbeeld, beoordeeld worden of een wijziging succesvol is geweest, of dat er bijgestuurd dient te worden. Data-gedreven werken brengt de inzet van data nog een stap verder dan alleen de beoordeling van doelen op een bepaald moment in de tijd. Denk hierbij aan het monitoren van data zoals feiten en constateringen over kortere perioden van tijd. Dit leidt tot real-time inzichten over de huidige stand van zaken binnen een organisatie. Dit zorgt er niet alleen voor dat een werknemer zijn of haar werk beter en sneller uit kan voeren, maar ook dat er meer afstemming en overeenstemming is tussen verschillende betrokken werknemers of zelfs partijen. 

Door data-gedreven te werken zorg je er dus voor dat beslissingen en beleid onderbouwd worden door feiten en informatie die vanuit de uitvoering tijdens het proces worden verzameld. Harde inzichten met betrekking tot doorlooptijd, kwaliteit en kosten kan het onderbuikgevoel sterk onderbouwen, of weerleggen. Dit heeft als voordeel dat de kwaliteit van beslissingen en beleid omhooggaat. Tevens zorgt dit voor transparantie en verantwoording: het is immers bekend op basis van welke informatie een beslissing is gemaakt. 

“Organisaties die toekomstbestendig willen zijn, dienen procesmatig en data-gedreven te gaan werken. Inzicht in het verloop en de uitvoering van processen is vereist om beslissingen en beleid te baseren op feiten en informatie uit de bedrijfsvoering.“

Naast besluitvorming en beleidsbepaling kent data-gedreven werken ook fundamentele voordelen in de dagelijkse uitvoering. Wanneer binnen de organisatie de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste personen, kan de dagelijkse operatie efficiënter en minder foutgevoelig uitgevoerd worden. De informatie die benodigd is voor het uitvoeren van een activiteit is natuurlijk afhankelijk van de organisatie. Het is daarom van belang om de informatiebehoefte in kaart te brengen met zowel beslissers als uitvoerende medewerkers. Op deze wijze ontstaat er een compleet beeld van de benodigde informatie. Zo genieten de uitvoerende medewerkers van een vloeiender proces en het management van de benodigde prestatie indicatoren. 

Een voorbeeld

Om een beeld te krijgen van de betekenis van data-gedreven werken in de praktijk nemen we als voorbeeld een casus van een dropfabriek. Er komen klachten binnen dat de trekdrop te zout zou smaken. Uit een steekproef blijkt inderdaad dat de trekdrop te zout is. Het recept wordt aangepast en de klachten over de te zoute trekdrop verminderd. Als het doel van dit verbetertraject ‘minder zoute trekdrop’ is, dan lijkt het traject geslaagd. De oorzaak van het probleem werd echter gezocht in de receptuur, maar misschien was het wel een van de medewerkers die het zout in kilogrammen rekende in plaats van grammen. Een steekproef geeft alleen een momentopname, terwijl een data-gedreven aanpak zou leiden tot productie-informatie gedurende de uitvoering van het proces. Hierdoor wordt het mogelijk om medewerkers van de juiste informatie te voorzien op het juiste moment, continue te monitoren en in te grijpen wanneer dit nodig blijkt.  

Een IT-systeem dat deze data-gedreven aanpak faciliteert is een ‘workflow software’. Daarover leest u in deze blog meer.